ان تحقيق الأهداف في عالم متسارع ومتطور يحتاج منا التفكير في الرؤى المستقبيلة لتنفيذ اهدافنا والوسائل والأدوات التي تعيينا على ذلك, من هنا جاءت أهمية التخطيط في حياتنا لتحديد مسار سيرنا في الطريق الصحيح حتى نغير من اوضاعنا الحالية الى التطور والحداثة والمواكبة.
من خلال التخطيط ستحدد طرق سير الموضوعات التي سيقوم بها الأفراد، والإدارات، والمنظمة ككل لعدة أيام، وشهور، او حتى سنوات قادمة.
تعريف التخطيط:
التخطيط : هو النشاط الذي ينقلنا من وضعنا الحالي إلى ما نتطلع بالوصول إليه عن طريق تصميم الاعمال ووضع البرامج وتحقيق الأهداف .او هو تحديد الكيفية والطريقة التي يمكن ان نصل بها للأهداف. إنه يتألف من : تحليل الوضع الحالي , تحديد الأهداف ,تصميم الاعمال, الرؤى المستقبلية . وهو يعتبر اول خطوات النجاح.
كما يروي هنرى فايول في كتابه ” نظرية الإدارة الكلاسيكية”*
*ان التخطيط هو الوظيفة الأولى من وظائف الإدارة، فهي القاعدة التي تقوم عليها الوظائف الإدارية الأخرى. والتخطيط عملية مستمرة تتضمن تحديد طريقة سير الأمور للإجابة عن الأسئلة مثل ماذا يجب أن نفعل، ومن يقوم به، وأين، ومتى، وكيف. بواسطة التخطيط سيمكنك إلى حد كبير كمدير من تحديد الأنشطة التنظيمية اللازمة لتحقيق الأهداف.
مفهوم التخطيط العام يجيب على خمسة أسئلة هي:
*ماذا نريد أن نفعل؟
*أين نحن من ذلك الهدف الآن؟
*ما هي العوامل التي ستساعدنا أو ستعيننا على تحقيق الهدف؟
*ما هي البدائل المتاحة لدينا لتحقيق الهدف؟
*وما هو البديل الأفضل؟
* التخطيط يحقق هذه النتائج من خلال:
*تحديد الموارد المطلوبة.
*تحديد عدد ونوع الموظفين (فنيين، مشرفين، مدراء) المطلوبين.
*تطوير قاعدة البيئة التنظيمية حسب الأعمال التي يجب أن تنجز (الهيكل التنظيمي).
*تحديد المستويات القياسية في كل مرحلة وبالتالي يمكن قياس مدى تحقيقنا للأهداف مما يمكننا من إجراء التعديلات اللازمة في الوقت المناسب.
- وضوح الرؤية و تحديد الاهداف وطريقة تنفيذها.
- استخدام أمثل للموارد و الإمكانات وطرق استخدامها.
- تحقيق التكامل والتنسيق
- تحديد الأولويات بما يتفق مع الاحتياجات
- السيطرة على مشاكل التنفيذ والتحكم بالوقت والجهد والتكلفة الاقل.
- تقليل المخاطر المتوقعة
- هو وضع الأهداف في برنامج عمل قابل للتنفيذ.
- التنبؤ بالمستقبل مع الاستعداد لذلك المستقبل.
- رسم صورة واضحة للمستقبل وتحديد الخطوات الفعالة إلى الأهداف والغايات المرجوة في أقل جهد وتكلفة ممكنة.
- هو ترتيب الأولويات في ضوء الإمكانات المادية والبشرية
- هو عمل ذهني يبحث في إمكانية التحكم في ظروف المستقبل من خلال الوضع الراهن
فوائد التخطيط:
1/ يوضح معالم الطريق:
التخطيط يساعد على تحديد ما نريده فعلا من الحياه بوضوح ,وذلك عبر شق الطريق وسط كافة المشاغل غير اللازمة التي تتزاحم في العقول.
2/ يوفر المعايير:
التخطيط يساعد في حجم الأداء العام وقياس ما تم احرازه من تقدم ويبين مدى جودة ما نقوم به من عمل.
3/ ينسق المجهودات:
التخطيط يربط كافة المجهودات والتطلعات مع بعضها البعض ببرنامج سهل الفهم وجيد التوازن.
4/ يحدد الاتجاه:
التخطيط يحفز التفكير فيما يعد به المستقبل من نجاحات بدلا من التفكير فى حالات الفشل الماضية.
5/ يوفر الأدوات:
التخطيط يوفر كافة الأدوات التي نحتاج اليها في التعامل مع المشكلات الطارئة وغير المتوقعة التي قد تداهمنا في ايي وقت ومن ايي موقع.
6/ الدفع الى الامام:
التخطيط يدفعنا الى الامام ويقود خطانا الى الأعلى عبر توفير الحافز الذى نحتاجه لتفادى الولوج في الطرق المسدودة والتي تؤثر في اعمالنا وابداعاتنا وعلاقاتنا العامة والخاصة.
أنواع التخطيط:
يمكن تصنيف التخطيط حسب الهدف منه أو اتساعه إلى ثلاث فئات مختلفة تسمى:
*التخطيط الاستراتيجي: يحدد فيه الأهداف العامة للمنظمة
*التخطيط التكتيكي: يهتم بالدرجة الأولى بتنفيذ الخطط الاستراتيجية.
*التخطيط التنفيذي: يهتم بالأهداف قصيرة المدى.
- التخطيط الاستراتيجي:
*يهتم التخطيط الاستراتيجي بالشؤون العامة للمنظمة ككل. وهو على المدى الطويل .ويبدأ التخطيط الاستراتيجي ويوجّه من قبل المستوى الإداري الأعلى بمشاركة الادارات والاقسام والوحدات الأخرى. وغاية التخطيط الاستراتيجي هو:
*إيجاد خطة عامة طويلة المدى تبين المهام والمسؤوليات للمنظمة ككل.
*إيجاد مشاركة متعددة المستويات في العملية التخطيطية.
*تطوير المنظمة من حيث تآلف خطط الوحدات الفرعية مع بعضها البعض.
- التخطيط التكتيكي:
*يركز التخطيط التكتيكي على تنفيذ الأنشطة المحددة في الخطط الاستراتيجية على مستوى الإدارة الوسطى. وله أهداف متوسطة المدى. هذه الخطط تهتم بما يجب أن تقوم به كل وحدة من المستوى الأدنى، وكيفية القيام به، ومن سيكون مسؤولاً عن إنجازه. التخطيط التكتيكي ضروري جدا لتحقيق التخطيط الاستراتيجي. المدى الزمني لهذه الخطط أقصر من مدى الخطط الاستراتيجية، كما أنها تركز على الأنشطة القريبة التي يجب إنجازها لتحقيق الاستراتيجيات العامة للمنظمة.*
- التخطيط التنفيذي:
* يركز على تخطيط الاحتياجات لإنجاز المسؤوليات المحددة للمدراء أو الأقسام أو الإدارات. وهى أهداف قصيرة المدى.
. ويمكن أن تستخدم مرة واحدة أو عدة مرات. الخطط ذات الاستخدام الواحد تطبق على الأنشطة التي تتكرر. كمثال على الخطط ذات الاستخدام الواحد خطة الموازنة. أما أمثلة الخطط مستمرة الاستخدام فهي خطط السياسات والإجراءات.
*خطوات إعداد الخطط التنفيذية:
*الخطوة الأولى: وضع الأهداف: تحديد الأهداف المستقبلية.
*الخطوة الثانية: تحليل وتقييم البيئة: تحليل الوضع الحالي والموارد المتوفرة لتحقيق الأهداف.
*الخطوة الثالثة: تحديد البدائل: بناء قائمة من الاحتمالات لسير الأنشطة التي ستقودك تجاه أهدافك.
*الخطوة الرابعة: تقييم البدائل: عمل قائمة بناءً على المزايا والعيوب لكل احتمال من احتمالات سير الأنشطة.
*الخطوة الخامسة: اختيار الحل الأمثل: اختيار الاحتمال صاحب أعلى مزايا وأقل عيوب فعلية.
*الخطوة السادسة: تنفيذ الخطة: تحديد من سيتكفل بالتنفيذ، وما هي الموارد المعطاة له، وكيف ستقيم الخطة، وتعليمات إعداد التقارير.
*الخطوة السابعة: مراقبة وتقييم النتائج: التأكد من أن الخطة تسير مثل ما هو متوقع لها وإجراء التعديلات اللازمة لها.
تحليل الوضع الحالي باستخدام إسلوب سوات (SWOT)
هناك عدة أساليب تساعد على تحليل الوضع الحالي و ذلك من خلال معرفة ما لك و ما عليك و من أكثر هذه الأساليب شيوعا و استخداما أسلوب اللمحة السريعة سوات SWOT analysis
وهو أسلوب تحليل جوانب القوة و الضعف و الفرص و المخاطر S.W.O.T القوة (Strength) الضعف (Weakness) الفرص (Opportunities) المعوقات (Threats) يستخدم هذا التحليل S.W.O.T لمعرفة القدرات الداخلية للمؤسسة أو للأفراد أو للجماعة أو التنظيم بشكل عام عن طريق دراسة جوانب القوة و الضعف .
يستخدم هذا التحليل لمعرفة الظروف الخارجية للمؤسسة أو للأفراد عن طريق دراسة الفرص المتاحة و العوائق أو المخاطر
نقاط القوة : القدرات الشخصية و المواهب التي تمتلكها و التي أنت قادر على الإستفادة منها في العمل أو في حياتك الخاصة ، مواهب و قدرات من يعملون معك ، مميزات و حسنات العمل التي يتمتع بها.
نقاط القوة لدى الشركة أو المنصب أو المؤسسة • القدرات التقنية و المهارات لديك ولدى الآخرين ، نوعية إنتاجك ، مفهوم العمل عندك و عند الآخرين ، طبيعة العمل و مدى ملاءمتها لك و للآخرين ، مستوى الالتزام بالعمل عندك و عند غيرك ، جو العمل بشكل عام ( صحي ، ممتاز).
نقاط الضعف: هي الأمور التي أنت بحاجة إلى تحسينها و بإمكانك ذلك ، و تلك التي أنت بحاجة لتفاديها .
الفرص : الميـادين التي تملك فيها فرصا إما في مجال نشاطك الحالي أو خارجه والأمور التي لم تأخذها في عين الاعتبار.
مثل تطورات تقنية : الحواسيب و الاتصالات و الإنترنت بالإمكان استغلالها في التسويق و الدعوة و الانفتاح على العالم و تنظيم العمل بأقل التكاليف و بأعلى جودة.
تغيّرات في سياسة الدولة : سماح و حريات أكثر بالإمكان استغلالها في الكتابة و التعبير و التوجيه.
التحولات في النماذج الاجتماعية: زيادة عدد الشباب فتقوم بمشاريع تلائم هذه الفئة.
التهديدات و المعوقات: العوائق هي الأمور التي تمنعك من تنفيذ ما تريد فعله •
عوائق على المستوى الشخصي : عدم وجود المهارة أو الملكة المطلوبة ، عدم وجود منح دراسية مثلا للراغب في إتمام الدراسة أو استمرارها ، أو مشاكل في السيولة ، أو عدم وجود دخل كاف.
- عوائق على مستوى العمل : فريق عمل غير متعاون أو متشنج في التعامل ، نقص في خبرات العاملين أو في إعدادهم ، قضايا خلافية تثار، تضعف العمل و تستهلك الطاقات.
عوامل فشل التخطيط:
توجد عوامل كثيرة في فشل تطبيق التخطيط في حياتنا منها:
- عدم الاكتراث من قبل المخططين و المنفذين في تطبيق الخطة.
- عدم القدرة على التنبؤ الجيد بالمستقبل.
- العجز عن القيام بمهام التخطيط.
- عدم تبنى القيادة العليا والتشجيع على تنفيذ الخطط.
- قلة العمل بروح الفريق.
- عدم دقة البيانات ووضوحها.
